U većini restorana sistem ima jednu lozinku koju znaju svi. Konobar, kuvar, dostavljač, vlasnik. Jedan nalog, jedan pristup, sve otvoreno.
To radi dok ne prestane da radi, a kad prestane, obično se ne zna ni kada je počelo.
Zašto zajednički nalog stvara probleme
Nije stvar u poverenju. Vlasnik obično veruje svojim ljudima, i s pravom.
Problem je što otvoren pristup pravi mogućnost za greške koje ne moraju da postoje.
Slučajne izmene. Kuvar sklanja rasprodato jelo, pogrešno dodirne polje sa cenom, i jelo se od tog trenutka prodaje po drugoj ceni. Niko ne primeti do kraja smene.
Ne zna se ko je šta uradio. Porudžbina je otkazana. Ko ju je otkazao i zašto? Sa jednim nalogom, odgovor ne postoji.
Podaci koji nikome ne trebaju. Dostavljač koji vidi ukupan mesečni promet ima informaciju koja nema veze sa njegovim poslom.
Nema šta da se oduzme kad neko ode. Zaposleni koji je otišao zna lozinku. Menjanje lozinke znači obaveštavanje svih ostalih.
Tri uloge koje pokrivaju većinu restorana
Podela ne mora biti složena. Tri uloge su dovoljne za skoro sve.
Vlasnik
Vidi i menja sve. Meni, cene, promet, zaposlene, podešavanja, istoriju.
Ovo je jedina uloga koja treba da može da menja cene i da otvara i briše naloge drugih.
Kuhinja
Vidi porudžbine i menja im status. Prihvata, unosi vreme pripreme, označava kada je spremno.
Jedna stvar koju treba da može u meniju: da sakrije jelo ili dodatak kojeg je nestalo. To mora, jer je to odluka koja se donosi u toku smene i ne trpi čekanje.
Ono što ne treba: menjanje cena, brisanje jela, pristup prometu, otvaranje naloga.
Razlika između sakrivanja i brisanja je ovde ključna. Sakriveno jelo se sutra vraća jednim dodirom. Obrisano jelo znači ponovni unos opisa, cene i fotografije.
Kurir
Vidi ono što je spremno za dostavu i sopstvene isporuke. Preuzima porudžbinu, označava da je krenuo, označava da je isporučeno.
Vidi iznos, jer mora da naplati ako se plaća pouzećem. Vidi spisak stavki, jer gost pita.
Ne vidi promet, meni, ostale kurire ni istoriju restorana.
Ono što se najčešće previdi
Nekoliko stvari koje se otkriju tek kad se sistem koristi.
Ko preuzima porudžbinu kada ima više kurira. Ako sistem ne sprečava, dva kurira mogu da uzmu istu. To se rešava usmeno, a usmeno u gužvi ne radi. Sistem mora da dozvoli da samo prvi uspe, a drugi da dobije jasnu poruku.
Kurir ne sme da menja status unazad. Porudžbina koja je isporučena ne može da se vrati u pripremu. Ograničenje koje sprečava zabunu i zloupotrebu.
Kuhinja ne sme da menja iznos. Ništa što utiče na to koliko gost plaća ne sme biti dostupno nikome osim vlasniku. To uklanja i grešku i sumnju.
Zaposleni koji ode mora da izgubi pristup odmah. Sa pojedinačnim nalozima to je jedan potez. Sa zajedničkom lozinkom to je obaveštavanje svih.
Kada podela nije potrebna
Pošteno je reći i to.
Mali restoran gde rade dvoje ili troje. Svi rade sve, poznaju se, i podela pravi više posla nego koristi.
Restoran bez dostave. Uloga kurira ne postoji, pa ostaju dve.
Porodični posao. Podela prava između ljudi koji zajedno vode posao nema mnogo smisla.
Podela postaje važna kad broj zaposlenih poraste, kad se uvede smenski rad, i kad vlasnik prestane da bude prisutan svaki dan. Tada nedostatak podele počne da se oseća.
Ko šta vidi, ukratko
Najkorisniji način da se proveri da li je podela dobra je jedno pitanje po ulozi.
Za kuhinju: može li kuvar da uradi svoj posao do kraja bez pitanja vlasnika? Ako ne može da sakrije rasprodato jelo, ne može.
Za kurira: može li da završi dostavu bez poziva restoranu? Ako ne vidi iznos ili spisak stavki, ne može.
Za vlasnika: može li da vidi šta se dešavalo dok ga nije bilo? Ako ne, podela je napravljena, ali bez uvida.
Poslednje pitanje je ono koje se najčešće previdi. Podela prava bez evidencije izmena rešava pola problema. Zna se ko šta sme, ali se i dalje ne zna ko je šta uradio.
Praktičan redosled uvođenja
Ako sada radite sa jednim nalogom, ne treba menjati sve odjednom.
Prvo odvojite vlasnički nalog. Samo vlasnik ima pristup cenama i prometu. Ovo sam po sebi rešava najveći deo problema.
Zatim napravite naloge za kuhinju. Jedan po smeni ili jedan po osobi, kako vam odgovara. Po osobi je bolje, jer se onda zna ko je šta uradio.
Na kraju kurire. Svaki svoj nalog, jer se inače ne zna ko je šta dostavio.
Posle toga promenite vlasničku lozinku, jer je stara poznata svima.